Tietosuojailmoitus

TIETOSUOJAILMOITUS

Tässä tietosuojailmoituksessa kuvataan mitä tietoja Elämys Cruises Oy Ltd kerää asiakkaistaan, mihin näitä tietoja käytetään ja miten tietoja säilytetään. Lisäksi kerromme asiakkaan oikeuksista saada tietoja hänestä kerätyistä tiedoista.

Toimintaperiaatteemme

Tavoitteenamme on, että käytämme ja säilytämme asiakkaiden henkilötietoja vastuullisesti ja huolellisesti täyttäen EU:n tietosuoja-asetuksen vaatimukset. Tallennamme rekistereihimme henkilötietoja vain siltä osin kuin se on matkanpalveluiden tuottamisen ja asiakassuhteen hoitamisen kannalta välttämätöntä.

Huolehdimme, että sähköisten rekistereiden teknisestä tietoturvasta on huolehdittu asianmukaisesti. Henkilötietojen käsittelystä tietosuoja-asetuksen mukaisesti on laadittu ohjeet ja yrityksemme henkilökunta on koulutettu toimimaan ohjeiden mukaisesti.

Mitä tietoja keräämme ja mihin tarkoitukseen?

Henkilötietoja kerätään, jotta voimme toteuttaa asiakkaan tilaamat matkapalvelut. Pääosa tiedoista kerätään asiakkailta matkavarausten yhteydessä. Eri maissa viranomaiskäytännöt vaihtelevat ja tämän takia kerättävät tiedot saattavat vaihdella asiakkaan matkakohteesta riippuen. Lisäksi keräämme henkilötietoja markkinointitarkoituksiin esimerkiksi, kun asiakkaamme tilaavat meiltä matkaesitteitä ja uutiskirjeitä.

Kerätyt asiakastiedot tallennetaan Elämys Cruisesin asiakasrekisteriin ja markkinointirekisteriin. Näiden selosteet löytyvät tämän tietosuojailmoituksen lopusta.

Rekisteriselosteista löytyvät tarkat kuvaukset asiakas- ja markkinointirekisterien sisältämistä tiedoista:

Järjestelmien ja palveluiden tietosuoja

Suurin osa keräämistämme henkilötiedoista on tallennettu sähköisiin tietojärjestelmiin. Henkilötietoja sisältävien tietojärjestelmien käyttö on suojattu henkilökohtaisin tunnuksin ja salasanoin sekä tietoturvan alalla yleisesti riittävinä pidetyin muin suojakeinoin, kuten palomuurein. Ainoastaan Elämys Cruisesin työntekijöillä on oikeus käyttää asiakas- ja markkinarekisterin tietoja. Elämys Cruises edellyttää, että yrityksemme tietojärjestelmiä ylläpitävät yritykset täyttävät tietosuoja-asetuksen vaatimukset.

Manuaalisesti käsiteltävät ja henkilötietoja sisältävät paperimuotoiset asiakirjat tuhoamme asianmukaisesti käsittelyn jälkeen.

Elämys Cruisesin henkilökunta on koulutettu toimimaan tietosuoja-asetuksen mukaisesti ja he ovat allekirjoittaneet salassapitosopimuksen, jossa sitoutuvat noudattamaan EU:n tietosuoja-asetusta sekä muuta tietosuojalainsäädäntöä.

Oikeutesi ja yhteystiedot

Sinulla on oikeus tarkastaa, mitä tietoja sinusta on tallennettu Elämys Cruisesin rekistereihin.

Sinulla on myös oikeus vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista sekä pyytää osan tai kaikkien tietojesi poistamista rekistereistämme.

Voit pyytää, että henkilötietojasi ei käytetä markkinointiviestinnän tarkoituksiin, kuten matkaesitteiden tai uutiskirjeiden lähettämiseen.

Pyynnön tietojen tarkastamisesta tai markkinointikiellosta voit tehdä koska tahansa ottamalla yhteyttä meihin.

Rekisterijäljennöksiä koskevien pyyntöjen pitää tulla meille kirjallisesti ja henkilön tulee käydä Elämys Cruisesin toimistolla todistamassa henkilöllisyytensä ennen tietojen luovuttamista.

Rekisteriasioita koskevat tiedustelut:

Elämys Cruises Oy Ltd rekisteriasioista vastaava henkilö

Jari Auranen
Hämeentie 31 A
00500 HELSINKI
puh. 09 2510 2020
sähköposti: etunimi.sukunimi@elamysgroup.com

Evästeet

Käytämme elamyscruises.fi sivuillamme evästeitä eli nk. cookie – toimintoa. Evästeiden avulla keräämme tietoa siitä kuinka kävijät liikkuvat ja käyttäytyvät verkkosivuillamme. Sivuston kävijät voivat itse määritellä mitä evästeitä hyväksyvät tai ovat hyväksymättä.

Evästeiden avulla saamme tietoa mm. miltä sivulta käyttäjä on siirtynyt verkkosivuillemme, milloin ja mitä verkkosivujamme käyttäjä on selannut, mitä käyttäjä on verkkosivuillamme klikannut sekä mitä verkkoselaimia ja minkälaisia päätelaitteita käyttäjät käyttävät.

Sivustollamme käytämme mm. Google Analytics – analytiikkaohjelmistoa ja sen mainontaominaisuuksia sekä Facebookin seurantapikseliä. Evästeiden käytön tarkoituksena on parantaa ja mukauttaa kävijöiden käyttökokemusta sekä analysoida ja kehittää verkkosivujamme. Evästeiden avulla kerättyjä tietoja hyödynnetään myös markkinointitoimenpiteiden kohdentamisessa, optimoinnissa sekä kehittämisessä.

Käyttäjä voi koska tahansa estää evästeiden käytön oman selaimen asetuksista. Tallennetut evästeet voi myös poistaa. Sivustomme kaikki toiminnot eivät välttämättä kuitenkaan toimi mikäli evästeiden käyttö on estetty.

Yhteistyö eri intressiryhmien ja viranomaisten kanssa

Elämys Cruises joutuu välittämään asiakkaiden henkilötietoja matkatuotantoon liittyville yhteistyökumppaneille kuten lento- ja laivayhtiöille, hotelleille ja viranomaisille. Elämys Cruises edellyttää sekä kotimaisilta että ulkomaalaisilta kumppaneiltaan sitoutumista EU tietosuoja-asetuksen mukaisiin toimintatapoihin.

Tietosuojaa valvova viranomainen

Tietosuojavaltuutettu on viranomainen, joka ohjaa, neuvoo ja valvoo henkilötietojen käsittelyä henkilötietolain mukaisesti. Tietosuojavaltuutettu käyttää päätösvaltaa tarkastusoikeuden toteuttamista ja tiedon korjaamista koskevissa asioissa sekä antaa ratkaisuja rekisterinpidon lainmukaisuudesta ja rekisteröityjen oikeuksien toteutumisesta.

Tietosuojaperiaatteiden päivittäminen

Tietosuojaperiaatteet ovat tämän hetken käytäntömme mukaiset. Päivitämme periaatteita säännöllisesti ja tiedotamme muutoksista yhteistyökumppaneillemme.

Tämä tietosuojailmoitus on päivitetty viimeksi 23.10.2020

ASIAKASREKISTERISELOSTE

Elämys Cruisesin asiakasrekisteri

1. Rekisterinpitäjä

Elämys Cruises Oy Ltd
Hämeentie 31
00500 HELSINKI
puh. 09 2510 2020

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Jari Auranen
puh. 09 2510 2020
sähköposti: etunimi.sukunimi@elamysgroup.com

3. Rekisterin nimi

Elämys Cruises asiakasrekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Kerättyjä tietoja käytetään matkavarauksen tekemiseen, matkapalveluiden toimittamiseen asiakkaalle, laskuttamiseen sekä asiakassuhteen hoitoon kuten tiedottamiseen ja palautteen keräämiseen.

5. Rekisterin tietosisältö

Sähköiseen asiakasrekisteriin tallennettavat tiedot:

Yritysasiakkailla yrityksen nimi ja osasto

Etunimi, Sukunimi, Lähiosoite, Postiosoite, Maa, Puhelinnumero, Sähköpostiosoite, Varattuun matkaan liittyvät tiedot, Syntymäaika, Passin numero.

Matkustajien täyttämät asiakaspalautelomakkeet muodostavat asiakasrekisterin alirekisterin. Paperimuotoisia lomakkeita säilytetään lukitussa paikassa rajallinen aika, kunnes palautteet on saatu tallennettua, minkä jälkeen ne hävitetään tietoturvallisesti. Palautteiden tallentamisen jälkeen vastauksia ei voi yhdistää henkilöihin. Lomakkeissa annettuja henkilötietoja ei tallenneta sähköisiin rekistereihin. Lomakkeessa kysytyt tiedot ovat:

Nimi, Osoite, Postinumero, Postitoimipaikka, Puhelin, Sähköpostiosoite, Syntymävuosi, Matkakohde, Matka-ajankohta, Varustamo, Lentoyhtiö.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Asiakas antaa Elämys Cruisesille tiedot matkavarauksen yhteydessä. Tiedot kerätään sähköisesti yrityksen verkkosivuilla tai asiakaspalveluun liittyvissä tilanteissa.

7. Tietojen luovutukset

Elämys Cruises luovuttaa asiakkaiden henkilötietoja matkatuotantoon liittyville yhteistyökumppaneille kuten lento- ja laivayhtiöille, hotelleille ja viranomaisille. Elämys Cruises edellyttää sekä kotimaisilta että ulkomaalaisilta kumppaneiltaan sitoutumista EU tietosuoja-asetuksen mukaisiin toimintatapoihin.

8. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Kun matkakohde on EU:n tai ETA:n ulkopuolella, tai kyseessä on risteilyvarustamo, jolla ei ole toimistoa ETA-alueella, Elämys Cruises lähettää matkustajien tietoja myös ETA-alueen ulkopuolisille yhteistyökumppaneille. Tietoja lähetetään vain siinä laajuudessa, joka on matkan järjestämisen kannalta välttämätöntä.

9. Rekisterin suojauksen periaatteet

Asiakasrekisterin tiedot sijaitsevat sähköisessä rekisterissä.

Rekisterin tietoihin on pääsy vain Elämys Cruisesin henkilökunnalla.

Rekisteriin kirjautuminen vaatii käyttäjäkohtaisen tunnuksen ja salasanan.

Rekisterin järjestelmätoimittajan kanssa on tehty tietosuoja- ja salassapitosopimus.

Paperimuotoisia asiakaspalautelomakkeita säilytetään lukitussa paikassa.

10. Tarkastusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa tiedot, jotka Elämys Cruises on hänestä kerännyt ja tallentanut. Asiakas voi pyytää jäljennöksen tiedoistaan ottamalla yhteyden rekisterin yhteyshenkilöön. Tietojen pyytäjän tulee käydä todistamassa henkilöllisyytensä Elämys Cruisesin toimistolla ennen tietojen luovuttamista.

11. Oikeus vaatia tiedon korjaamista

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää Elämys Cruisesia muuttamaan hänen henkilötietojaan tai poistamaan niitä. Rekisteröity voi myös pyytää Elämys Cruisesia poistamaan kaikki häntä koskevat henkilötiedot rekistereistään.

12. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää henkilötietojensa siirtoa Elämys Cruisesista toiseen järjestelmään koneluettavassa muodossa. Tällöin Elämys Cruises toimittaa henkilötiedot määrämuotoisessa Microsoft Excel –tiedostossa, josta ne voidaan koneellisesti lukea toiseen järjestelmään.

MARKKINOINTIREKISTERISELOSTE

Elämys Cruises Oy Ltd:n markkinointirekisteri

1. Rekisterinpitäjä

Elämys Cruises Oy Ltd, Hämeentie 31, 00500 HELSINKI
puh. 030 621 9420

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Jari Auranen
puh. 09 2510 2020
sähköposti: etunimi.sukunimi@elamysgroup.com

3. Rekisterin nimi

Elämys Cruises markkinointirekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Kerättyjä tietoja käytetään matkapalvelujen markkinointiin kuten esitepostituksiin, uutiskirjeiden lähettämiseen sekä asiakkaiden tiedottamiseen uusista tuotteista.

5. Rekisterin tietosisältö

Elämys Cruisesin markkinointirekisteri koostuu kolmesta alirekisteristä, joilla jokaisella on oma käyttötarkoituksensa ja tietosisältönsä. Nämä kolme alirekisteriä ovat uutiskirjeet, esitetilaukset ja uusien tuotteiden tiedot -alirekisteri.

Uutiskirjeet alirekisteriin tallennetaan tietoja henkilöistä, jotka tilaavat Elämys Cruisesin uutiskirjeen. Tämän alirekisterin tietosisältö on:

Etunimi, Sukunimi, Sähköpostiosoite, Tilatut uutiskirjeet

Esitetilaukset alirekisteriin tallennetaan tietoja henkilöistä, jotka ovat tilanneet Elämys Cruisesilta esitteen. Tämän alirekisterin tietosisältö on:

Nimi, Katuosoite, Postiosoite, Tilausaika

Uusien tuotteiden tiedot – alirekisteriin tallennetaan tietoja henkilöistä, jotka ovat pyytäneet Elämys Cruisesia ilmoittamaan, kun uusi tuote avautuu myyntiin. Tämän alirekisterin tietosisältö on:

Sähköpostiosoite, Matka, Tilausaika